Elektronika i Technologia...

tu znajdziesz interesujące Cię kwestie!

Jakie oprogramowanie będzie najbardziej odpowiednie podczas wdrażania cyfrowego obiegu firmowych dokumentów

W niejednej firmie na pewnym etapie wzrostu pojawiają się kłopoty z odpowiednim przepływem dokumentów. Jest ich coraz więcej, krążą między biurkami i pracownikami, i zaczyna się robić coraz większy bałagan. Przy takim modelu bardzo łatwo o zagubienie czy zniszczenie czegoś, co właśnie będzie na następny dzień bardzo potrzebne. Rozwiązaniem tego problemu będzie na pewno wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów w firmie. Wykorzystując tego typu rozwiązanie odnosi się sporo korzyści.

kofax na stronie efematic.pl
Napisał: Efematic
Na podstawie: http://efematic.pl/
Po pierwsze wszystkie firmowe dokumenty przechowuje się w formie cyfrowej, więc nie ma ryzyka ich zalania, potargania czy zagubienia. Dodatkowo po wykonaniu kopii ma się do nich pełny dostęp, więc każdy, kto potrzebuje i ma odpowiednie uprawnienia może ich używać, bez konieczności poszukiwania w sąsiednich pokojach. Następną zaletą elektronicznej archiwizacji jest wymuszenie zmian organizacyjnych w firmie.



Jeśli zasadą będzie, że każdy z dokumentów przed włożeniem go do teczki musi być przekonwertowany do postaci elektronicznej, to wymusza to na pracownikach za to odpowiedzialnych odpowiednie postępowanie. Dzięki temu pozostali pracownicy będą mieć dużo sprawniejszy dostęp do dokumentów, niż gdy obsługa ich była ręczna.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów może się wiązać z koniecznością inwestycji w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie. Podstawą są oczywiście wydajne skanery, ich wielkość powinno się dostosować do liczby dokumentów, jakie się obrabia w firmie, ale tak samo ważne powinno być oprogramowanie do ich obsługi. Świetnie będzie się sprawdzał w tej roli system Kofax, jedno z najbardziej popularnych rozwiązań tego typu w sprzedaży. Kofax ma ogromne możliwości konfiguracyjne, przez co w łatwy sposób można go dostosować do większości firm. Może on zapewnić on skanowanie i przetwarzanie papierowych dokumentów zarówno w firmach które mają jedną siedzibę, jak i rozproszonych, gwarantując obsługę bez ograniczeń ilościowych. Wydajne narzędzia pozwalają na szybkie zidentyfikowanie typu dokumentu, a także mogą zrealizować dużo operacji które poprawią jakość tego, co udało się zeskanować.

Opublikowany przez Administrator w dniu 2018-02-02 14:46:58
Tagi: oprogramowanie, dokumenty, Kofax